Un program zilnic plin ochi de sarcini ne dă de cele mai multe ori senzația că suntem importanți, că suntem căutați, că treaba nu se rezolvă fără noi. Și poate că avem dreptate, dar o agendă încărcată pune o foarte mare presiune asupra noastră. Practic, nu mai avem timp să ne relaxăm, să facem ce ne place, să ne gândim la ce vrem să facem în viață, să ne ocupăm de oamenii care contează cel mai mult în viața noastră. Un program prea încărcat începe să semene cu o veritabilă piatră de moară pe care o cărăm zi de zi.

Va trebui să învățăm să ne organizăm altfel timpul. Câteodată, cele mai mari adevăruri sunt și cele mai simple. Cât privește timpul nostru, e bine să ne conducem după vorba englezului ”less is more”. Chiar așa, să ne propunem să facem mai puține activități, dar mai bine. O agendă mai echilibrată ne ajută să ne bucurăm mai mult de viață, să fim mai creativi, să ne concentrăm asupra propriilor nevoi.

 

Iată câteva sfaturi care ne pot ajuta:

  • Fii mai scump cu timpul tău, ba chiar foarte zgârcit. Gândește-te de două ori înainte să stabilești o întâlnire sau să răspunzi la telefon. Dacă poți, redirecționează apelurile nepreluate către secretariat și răspunde doar la numerele de telefon pe care le cunoști.
  • Stabilește-ți două zile pe săptămână fără întâlniri și pleacă cu o oră mai devreme acasă.
  • Învață să vorbești mai puțin la telefon. De cele mai multe ori, ce ai de spus poate fi transmis în maxim 2 minute, dar discuțiile durează și 10 minute pentru că le complicăm cu dulcegării, repetări și explicații fără rost.
  • Scoate-ți numele din cât mai multe liste de e-mailuri și cc-uri. Lucrurile importante le vei afla oricum.
  • Când ai o treabă importantă de făcut, concentrează-te total pe ea; ignoră cererile din partea colegilor, alte activități urgente, dar puțin importante, nu răspunde la telefon decât dacă e șeful.
  • Când îți planifici ziua, nu uita și de ”mărunțișuri” – să cumperi ceva de la magazin, să aduci acte din altă parte a clădirii, să faci un mic serviciu unui coleg – toate costă timp și se adună.

Să începem să ne gândim activ la moduri în care să ne degajăm agenda. Vom descoperi că multe dintre activități nu sunt chiar atât de importante și le putem tăia din agendă. Scopul este să avem mai mult timp pentru noi înșine.

 

Delegarea sarcinilor, o modalitate excepțională de a câștiga timp

„Să deleg eu sarcini? Dar numai șeful face asta” ai putea spune. Ei bine, oricine poate să împartă sarcini și altora câștigând astfel timp. Dacă din ceea ce faci tu ai delega în fiecare zi o activitate de o oră, atunci pe parcursul unui an ai câștiga 220 (zile lucratoare) x 1h/zi = 220 ore. Adică câștigi o lună de muncă fiindcă ai reușit să delegi o activitate de o oră pe zi.

De ce nu delegăm mai mult? Iată principalele motive pentru care ne e frică să împărțim sarcini altora:

”Nu-i cinstit să-i copleșesc pe alții cu treaba mea.”

”Dacă deleg înseamnă că nu sunt capabil să-mi fac toată treaba.”

”Până-i explic cuiva cum să facă, mai bine fac eu.”

”Dacă dau sarcina altcuiva n-o va face la fel de bine ca mine.”

Delegarea corectă se bazează pe câteva principii simple:

  • Privește delegarea sarcinilor ca pe un schimb cu colegii: tu te pricepi mai bine la o sarcină de-a lor, iar ei îți pot lua o sarcină care nu-ți face plăcere.

  • Deleagă mai ales sarcinile rutiniere și cronofage. Deleagă sarcinile care nu țin de principalul domeniu de activitate. Notează în agendă în fiecare zi sarcinile importante și pe cele mai puțin importante și vezi pe care le poți delega dintre cele din urmă.
  • Nu delega sarcinile importante, dar poți împărți sarcina în mai multe activități mici. Pe acelea le poți delega fără probleme.
  • Când delegi: găsește persoana potrivită, explică-i clar ce are de făcut, scopul sarcinii și rezultatul așteptat, precum și data la care ai nevoie să fie terminată sarcina. Verifică o dată pe parcurs să vezi dacă sarcina e pe drumul cel bun. Nu te crampona de faptul că cealaltă persoană a rezolvat altfel sarcina decât ai fi făcut tu (de obicei problemele de la serviciu au mai mult de o rezolvare) sau că documentul final e formatat altfel decât obișnuiești. Felicită întotdeauna persoana pentru ce a făcut și abia apoi spune-i ce-ți dorești să îmbunătățească pe viitor.

  • Să faci totul singur nu e deloc o idee bună fiindcă ajungi să fii epuizat psihic. De aceea, șterge sentimentul de vinovăție care te încearcă atunci când e vorba despre delegare și privește-o ca pe o modalitate de a câștiga timp.

Delegarea nu e potrivită doar la serviciu, ci și acasă. Mai ales, pentru mamele care lucrează, e bine să învețe să delege sarcinile. Cei mici sunt ajutoare entuziaste – nu ezita să le dai sarcini potrivite vârstei lor. Cu soțul se pot împărți sarcinile importante ale casei, iar părinții și prietenii pot ajuta în foarte multe moduri. De multe ori, când solicităm ajutorul celor din jur, aceștia se vor simți importanți și apreciați. Nu uita să mulțumești întotdeauna și să întărești prin cuvinte pozitive comportamentul dorit.

Dacă te vei gândi activ ce și cui să delegi din lista ta de activități, vei descoperi o mulțime de activități care pot fi împărțite mai departe. Vei câștiga astfel mai mult timp să te ocupi de activitățile cu adevărat importante, care te pot duce departe în viața personală și profesională.

Citeşte şi:
Ce ne face fericiți?
Care sunt lucrurile importante pentru fericirea ta...
Cred că pot face aproape orice îmi propun!